各種ツールの使い方
チャットツールやプロジェクト管理ツールはの上手な使い方を解説します。
両方の機能を内包しているようなツールも中にはありますが、専門的なツールのほうが使い勝手が良い場合が多いです。また、システム障害などでサービスが止まるということもまれにありますので、2つ以上のサービスで連絡が取れる体制をとったほうが良いでしょう。
それでは、各種ツールとそれらを組み合わせた使い方を解説します。
チャットツールの連絡方法
まず、前提として、すぐ返事が来ることを期待してはいけないということを理解してください。
先にも何度も述べている通り、他人の作業を止めてしまうのはよくありません。質問を受けた側は、すぐに対応できないのであれば、ChatWorkであればTodo機能を使ってとりあえずメモを取っておき、時間ができたときに対応しましょう。
また、管理職レベルや非エンジニアの方に多いのですが、チャットツールで連絡したのにすぐ返事が来ない、さぼっているのではないかと思う方がいます。ですが、どちらかというと逆です。そもそも作業に集中していたらそういったメッセージに気が付きません。
どうしてもすぐ連絡が欲しいという場合は、電話にする方が良いでしょう。ただし、緊急の場合のみにしてできれば使わない、最後の手段ということは徹底すべきです。
チャットベースのコミュケーションツールに向いているのは
- 一言二言で済むようなちょっとした質問
- 仕様書などで編集した内容の確認や動作確認などのチェック依頼
- できれば早めに回答が欲しい場合
このような、比較的短い文で済むようなものが向いています。
逆に、複雑な質問はプロジェクト管理ツールを使うか、別途Web会議などを設定して解決したほうが良いでしょう。
プロジェクト管理ツールの使い方
タスク管理に関しては、以下のような感じで運用するとよいと思います。
大まかなタスク割り割り当てと、仕様についてはPM（プロジェクトマネージャ）が書く。
詳細設計レベルに関しては、担当者が書く。チャットツールやWeb会議などで決まった内容に関しても、基本的に担当者が追記していく形にして、PMが内容を確認するとよいと思います。
PMが書くとどうしても細かいところに書き忘れ、伝え忘れが発生する場合が多いと思います。最低限の内容はPMが書く必要がありますが、細かい内容については担当者が一番わかっていて、一番理解していないといけませんので、担当者が書いてPMがチェックするとという体制がベストにするとダブルチェックができますのでベストな方法です。
仕様に関する質問も、基本的にはタスク管理ツール上で行うのが良いでしょう。
おおむね、タスク管理ツールの各タスクの画面は、タイトル、詳細欄、掲示板で構成されていると思います。掲示板で議論して、詳細欄に決定した仕様を書いていくというスタイルが良いと思います。
また、各タスクには、担当者を指定する項目があるはずですが、基本的に担当者欄は変更しない運用のほうが良いようです。
作業者が何かコメントを書いて、管理者にチェックしてもらうために担当者を変更するのですが、管理者が誰に担当者を戻せばいいかわからなくなったり、変更を忘れてしまうということが多発してしまいました。
ですので、基本的にタスクの担当者欄は変えずに、チャットワークで”XXXタスク見てください”というような連絡（チャットワークのToDo機能を使うとなおよい）をするようにしておくとよいと思います。
ソースコードのについては、先のセクションでも述べた通りタスクと紐づけて管理する習慣をつけておくとよいでしょう。
バックログの管理方法に関しての記事を開発元の方が書いていますので、こちらも参考にするとよいでしょう。
